V današnji epizodi sem primerjal, kako najti ali odstraniti dvojnike. Excel 2007 ponuja nove nove načine za to. Prvi 3 nasveti delujejo v kateri koli različici Excela. Zadnji dve metodi delujeta samo v Excelu 2007.
1. metoda:
Uporabite enolično možnost v naprednem filtru
- Na desni strani podatkov kopirajte naslov iz stolpca, kjer želite najti edinstvene vrednosti.
- V naboru podatkov izberite celico.
- V Excelu 97-2003 izberite Podatki - Filter - Napredni filter. V Excelu 2007 izberite ikono Napredno v skupini Razvrsti in filtriraj trak s podatki.
- Izberite Kopiraj na drugo lokacijo
- V polje Kopiraj v določite kopijo naslova. Na sliki je to celica D1
- Kliknite polje Samo za edinstvene zapise
- Kliknite V redu
Excel vam bo zagotovil edinstven seznam strank v stolpcu D.
2. metoda:
S formulo določite, ali je ta zapis enoličen
Funkcija COUNTIF lahko prešteje, koliko zapisov nad trenutnim zapisom se ujema s trenutnim zapisom. Trik pri tem delu je, da v sklicu uporabite znak za en dolar. Če vnašate formulo v C2 in se sklicujete na A $ 1: A1, to pomeni: "Začnite od absolutne reference A1 in se spustite do zapisa nad trenutnim zapisom". Ko kopirate to formulo, ostane prvi A $ 1 enak. Drugi A1 se bo spremenil. V vrstici 17, bo formula v C2 glasi: =COUNTIF(A$1:A16,A17)=0.
Ko vnesete formulo v C2 in jo kopirate v vse vrstice, kopirajte C2: C15 in nato z Uredi - prilepi posebne vrednosti pretvorite formule v vrednosti. Zdaj lahko sortirate padajoče po stolpcu C in edinstvene vrednosti bodo na vrhu seznama.
3. način:
Uporabite vrtilno tabelo, da pridobite edinstvene stranke
Vrtilna tabela je odlična pri iskanju edinstvenih vrednosti. To je najhitrejši način v Excelu 2000-2003.
- V naboru podatkov izberite celico.
- Izberite Podatki - vrtilna tabela in poročilo vrtilnega grafikona.
- Kliknite Dokončaj.
- Na seznamu polj vrtilne tabele kliknite polje Stranka. Kliknite gumb Dodaj v.
Excel vam bo prikazal edinstven seznam strank.
4. metoda:
Novo v Excelu 2007 - Uporabite pogojno oblikovanje za označevanje dvojnikov
Excel 2007 ponuja nove metode za iskanje dvojnikov. Izberite obseg strank. Na traku Domov izberite Pogojno oblikovanje - Označi pravila celic - Podvojene vrednosti in kliknite V redu.
Če je ime najdeno dvakrat, bo Excel označil obe pojavnosti imena. Nato bi želeli razvrstiti vse označene celice na vrh.
- Kliknite katero koli polje v stolpcu za stranke. Kliknite gumb AZ na traku s podatki.
- Poiščite celico z rdečim poudarkom. Z desno miškino tipko kliknite celico. Izberite Razvrsti - na vrh postavite izbrano barvo celice.
5. metoda:
Novo v Excelu 2007 - Uporabite ikono Odstrani dvojnike
Opozorilo!
Ta metoda je zelo uničujoča! Pred tem naredite kopijo nabora podatkov!
- Kopirajte obseg podatkov v prazen del delovnega lista
- V naboru podatkov izberite celico.
- Na traku s podatki izberite Odstrani dvojnike.
- V pogovornem oknu Odstrani dvojnike boste dobili seznam stolpcev. Izberite stolpce, ki jih je treba upoštevati. Če ste na primer morali odstraniti zapise, pri katerih sta bila stranka in račun enaka, potrdite polje za obe polji.
V tem primeru poskušate dobiti edinstven seznam strank, zato izberite samo polje Stranka.
- Kliknite V redu.
Excel bo iz vašega nabora podatkov izbrisal zapise. Poročalo bo, da je bilo odstranjenih n dvojnikov in je ostalo nn zapisov.
Kot lahko vidite, obstaja veliko načinov za obravnavo dvojnikov. Excel 2007 v vaš arzenal doda dve novi orodji.
Po mojih izkušnjah revizorji pogosto poskušajo najti dvojnike, da bi ugotovili, ali je bilo poročilo precenjeno. Ko sem napisal Excel za revizorje , zajem tako Excel 2003 kot Excel 2007.
