Današnje vprašanje: Marcia mora dobiti seznam vseh datotek PDF z davčnim računom iz mape v preglednico Excel. To je enostavno narediti, če uporabljate Excel 2016 na osebnem računalniku s sistemom Windows z novimi orodji za pridobivanje in preoblikovanje podatkov.
Če imate Excel 2010 za Windows ali Excel 2013 za Windows, boste morali prenesti brezplačni dodatek Power Query iz Microsofta. Pojdite na svoj najljubši iskalnik in vnesite »Download Power Query«, da poiščete trenutno povezavo. (Microsoft rad spreminja URL-je vsako četrtletje in moj čudovit spletni moški sovraži, če so naše povezave zastarele, zato niti ne bom poskušal tukaj dodati povezave.)
Spodnji video prikazuje celotne korake, toda tukaj je pregled:
- Začnite s praznega delovnega lista
- Podatki, Pridobi podatke, Iz datoteke, Iz mape
- Poiščite mapo
- Kliknite Uredi namesto Naloži
- Odprite spustni filter za vrsto datoteke in odstranite vse, kar ni PDF
- Odprite filter v mapi in odstranite vse podmape smeti
- Obdrži samo ime datoteke in mapo - z desno miškino tipko kliknite naslov vsakega stolpca in izberite Odstrani
- Povlecite naslov mape levo od naslova datoteke. To omogoča združitev.
- Izberite oba stolpca. Kliknite en naslov. Shift + Kliknite drugi naslov.
- Izberite Dodaj stolpec, Združi stolpce, Vnesite novo ime stolpca. Kliknite V redu.
- Z desno miškino tipko kliknite naslov novega stolpca in Odstrani druge stolpce
- Domov, zapri in naloži
- Neverjeten del … poizvedbo lahko osvežite pozneje. Kliknite ikono Osveži na plošči Poizvedbe in povezave.
Čeprav je Power Query neverjetno zmogljiv, je to ena mojih najljubših nalog. Pogosto želim zagnati makro VBA za vsako datoteko v mapi. Pridobivanje seznama vseh datotek PDF v mapi je dobro izhodišče.
Oglejte si video
Video zapis
Naučite se Excel iz podcasta, epizoda 2181 - Seznam datotek map v Excelu!
Hej, dobrodošli nazaj v oddaji, jaz sem Bill Jelen. Današnje vprašanje je, da ima nekdo seznam datotek PDF z davčnimi računi v mapi in mora v Excelu dobiti seznam vseh teh imen. V redu in en način za to je, da jih vse vtipkate ali kopirate in prilepite iz Raziskovalca, vendar obstaja odlično orodje, ki to lahko reši. In moje prvo vprašanje je bilo "No, katero različico Excela imate?" Kajti če boste slučajno imeli Excel 2016, bodo imeli to neverjetno novo funkcionalnost, imenovano »Pridobi in preoblikuj podatke«! Zdaj je v Officeu 365 na levi strani, mislim, da je bila v prvotni različici Excela 2016 v tretji skupini, v redu, zato poiščite Get & Transform. Če uporabljate Excel 2010 ali Excel 2013 za Windows, lahko prenesete Power Query in imeli boste svoj zavihek s temi stvarmi.
Zdaj pa si na hitro oglejmo to mapo. Prav, tukaj sem ustvaril ponarejeno mapo z nekaj ponarejenimi podatki. Videli boste, da so v tej mapi datoteke Excel in datoteke PDF, želim le datoteke PDF, poleg tega pa je tudi nekaj podmap, teh dokumentov PDF ne želim, datoteke PDF želim samo v glavni mapi. Torej C: Proračuni, kopiral bom to, nato pa se vrnil sem v Excel in rekel bomo, da želimo dobiti podatke, iz datoteke, iz celotne mape, kot je ta, in nato vnesite pot do mape ali uporabite gumb Prebrskaj. In ko dobite ta prvi zaslon, ga zagotovo želite urediti in zdaj smo v urejevalniku Power Query.
V redu, torej moj cilj tukaj, ne potrebujem vsebine, zato bom z desno miškino tipko kliknil in odstranil stolpec. Tam je moj seznam datotek, želim samo datoteke PDF, tako da, če je kar koli, kar ni PDF, želim samo datoteke PDF, kliknite V redu, vidim, da gre samo za datoteke PDF. Ah, potem pa poglej sem, glej, zdaj vlečejo stvari samo iz prvotne mape in iz mape Garbage, tako da odprem to in počistim vse, kar ni prvotna mapa. V redu, zdaj imam lep mali seznam, ta seznam pa je, veste kaj, 9 zapisov, toda v resničnem življenju stavim, da jih ima verjetno več deset ali sto. V redu, zdaj ne rabim nobenih drugih stvari, zato lahko z desno miškino tipko kliknem in odstranim te stolpce.
V redu, zdaj resnično potrebujem pot do mape in ime datoteke skupaj. V redu, torej bom vzel FolderPath in ga povlekel v levo in ga spustil tja, nato pa čarobni korak sem: v navadnem Excelu bi morali za to narediti združitev, toda kar bom naredil, je, da Spajal bom stolpce. Torej bom dodal stolpec in izbral Spoji stolpce, ločevalnik bo None, novi stolpec se bo imenoval FileName in kliknil OK, v redu, torej imamo ime mape, poševnico in ime datoteke , kot to. Zdaj je to dejansko edino, kar potrebujemo, zato bom z desno miškino tipko kliknil in odstranil druge stolpce, nato pa končno Domov, zapri in naložil in dobili bomo popolnoma nov list z našimi podatki. Zdaj je na voljo kot tabela, zato bom to kopiral, Ctrl + C,in nato pridite sem, kjer sem res želel podatke tukaj, in Prilepite posebne vrednosti, kliknite V redu. Zdaj to ni več tabela, to so samo moji čisti podatki, taki, zdaj pa je tukaj res čudovita stvar.
Tako smo to enkrat nastavili in vau, to je trajalo manj kot 3 minute za nastavitev, a vrnimo se v to mapo Proračuni in prestavimo nekaj stvari. Vzemimo enega od teh zapisov Garbage in ga bomo kopirali v glavno mapo, Ctrl + V, tako da je zdaj tukaj več stvari, namesto 9. je 10 datotek PDF. Če pridem sem tja, kjer je poizvedba, in na desni strani zaslona, v poizvedbah in povezavah, boste morda morali to razširiti, jaz sem svojo že razširil, videli boste naše proračune z 9 vrsticami. Tukaj bom kliknil ikono za osvežitev in zelo hitro ima proračun zdaj naloženih 10 vrstic. Torej gre za pobiranje novih zapisov, to nastavite enkrat, nato pa se boste lahko samo osvežili in dobili nove podatke.
No, to je bistvo v podcastu, kjer vas navadno prosim, da kupite mojo knjigo, namesto tega pa vas bom danes prosil, da kupite to knjigo "M is for (DATA) MONKEY" Ken Pulsa in Miguela Escobarja. NEVERJETNA knjiga, ki vas bo naučila vsega o uporabi Power Query ali Get & Transform Data, vsega, kar sem se o Power Query naučil iz te knjige.
V redu, zaključite s to epizodo: Naš cilj je, kako uvoziti seznam imen datotek v Excel, če imate Excel 2016, lahko uporabite nove podatke za pridobivanje in preoblikovanje. Če nimate leta 2016, vendar imate v sistemu Windows resnično različico Excela, lahko prenesete brezplačni dodatek Power Query, ki je za Excel 2010 ali Excel 2013. V telefonu Android ne bo deloval ali vaš iPad ali vaš iPhone, ali Surface RT ali vaš Mac, kajne, to je samo za Windows različice Excela. Začeli bomo torej s praznega delovnega lista, Podatki, Pridobi podatke, Iz datoteke, Iz mape, vnesite ime mape ali Brskaj, namesto Naloži pa kliknite Uredi. In nato na Filter, filtrirajte na vrsto datoteke, da se znebite vsega, kar ni PDF, filtrirajte na ime mape, da se znebite vseh podmap smeti. Naj bodo samo ime in mapa datoteke,tako z desno miškino tipko kliknite tiste druge in recite Odstrani stolpec, nato pa povlecite naslov mape levo od datoteke, ki omogoča združitev. Izberite oba stolpca, nato na zavihku Dodaj stolpec izberite Združi stolpce, vnesite novo ime, kliknite V redu in z desno miškino tipko kliknite ta novi stolpec ter Odstrani druge stolpce, Domov, Zapri in Naloži, in prikazal se vam bo seznam. Čudovit del, poizvedbo lahko pozneje osvežite s pomočjo te ikone za osvežitev v poizvedbah in povezavah.poizvedbo lahko pozneje osvežite s pomočjo te ikone za osvežitev v poizvedbah in povezavah.poizvedbo lahko pozneje osvežite z uporabo te ikone za osvežitev v poizvedbah in povezavah.
No hej, rad bi se vam zahvalil, da ste se ustavili, se vidimo naslednjič za še eno oddajo!
Če želite izvedeti več o Power Query, priporočam to knjigo Kena Pulsa in Miguela Escobarja.
M je za (DATA) OPICO »
