Opomba
Katie Sullivan je vodja projektov v skupini Microsoft Word. Za ta namig stopničke predajam Katie.
Medtem ko oboževalci Excela včasih dražijo, da sta Word in PowerPoint brezplačna programa, ki sta priložena Excelu, včasih Microsoft Word ponuja funkcijo, ki je Excel ne. V teh primerih je smiselno kopirati podatke iz Excela, jih prilepiti v Word, narediti ukaz in nato kopirati nazaj v Excel. Tu je nekaj primerov tehnik, s katerimi je bolje ravnati v Wordu kot v Excelu.
Tehnika 1: Pretvori v zgornjo, spodnjo, pravilno
Če morate pretvoriti iz velikega v malega ali velikega črka, ima Word bližnjično tipko. Kopirajte podatke v Word in preklopite med velikimi in malimi črkami, tako da uporabite Shift + F3.
2. tehnika: dodajte oznake
Če želite dodati oznake v Excelove celice, je v Wordu veliko lažje kot v Excelu. Kopirajte celice v Word in uporabite slog oznake. Kopirajte iz Worda in prilepite nazaj v Excel. Morda boste morali nekajkrat uporabiti ikono Zmanjšaj zamik.
Nasvet
Če imate obseg celic, ki vsebujejo besedilo, izberite obseg in pritisnite Ctrl + 1, da odprete pogovorno okno Oblikovanje celic. Nato na zavihku Število na seznamu na levi izberite Po meri. Kliknite polje Type in počistite vse, kar je tam. Pridržite tipko alt = "", medtem ko pritiskate tipko 7 na številski tipkovnici. Pojavila naj bi se krogla. Vnesite presledek in nato @.
Tehnika 3: Vizualizirajte in obarvajte formule
Če imate zelo dolgo formulo, recimo tisto z 10 ugnezdenimi stavki IF, lahko prilepite v Word in z barvami ter Shift + Enter presledite formulo, da jo lažje razumete. (Ena zavrnitev iz Excelove ekipe: Vrstico s formulami lahko razširite in z Alt + Enter razdelite formulo na več vrstic. Lahko pa uporabite odličen dodatek RefTreeAnalyser, ki ga je ustvaril Jan Karel Pieterse.
Tehnika 4: Hitrejši SmartArt
Word ponuja možnost Pretvori besedilo v SmartArt. Čeprav Excel ponuja tudi SmartArt, tam ni zelo priročen, ker morate vnose kopirati enega za drugim v podokno SmartArt.
Tehnika 5: Izvleček podatkov iz PDF-ja
Recimo, da ima nekdo Excelov delovni zvezek in ga shrani kot PDF. Pošljejo vam ga. To je moteče in očitno nočejo, da bi podatke ponovno uporabili. Če PDF odprete v programu Acrobat Reader, kopirate podatke in prilepite v Excel, se bo odvijal v enem stolpcu. A tu je skrivnost: te podatke najprej prilepite v Word. Vrstice in stolpci bodo pravilno prilepljeni. Nato lahko kopirate iz Worda in prilepite nazaj v Excel. (Če ste zataknjeni v različici Officea pred letom 2013, priporočam Able2Extract.)
Izvirni podatki so prikazani na levi spodaj, na desni pa si lahko ogledate, kako izgledajo, ko prilepite neposredno iz PDF-ja v Excel. Vidite lahko, da se podatki "odvijejo", pri čemer B1: C1 preide v A2: A3 itd.
Te iste podatke prilepite v Word.
Kopirajte iz Worda in prilepite v Excel.
Podatki ostanejo v prvotnem vrstnem redu. Lahko vrnete Word Wrap in prilagodite širino stolpcev, da se vrnete na prvotne podatke.
Tehnika 6: Spremenite oblikovanje besed v Excelu
Če imate v Excelu stavke besedila, lahko v načinu urejanja izberete eno besedo in spremenite barvo te besede. Toda globalno spreminjanje barve vseh pojavitev besede v Excelu je dolgočasno. Namesto tega prilepite podatke v Word in pritisnite Ctrl + H. Spremeni psa v psa. Kliknite Več >> in nato izberite Oblika, Pisava. Izberite rdečo. Kliknite Zamenjaj vse.
Kopirajte iz Worda in prilepite nazaj v Excel. Spodnja slika prikazuje, kaj končate.
7. tehnika: zamenjajte, medtem ko ohranjate oblikovanje znakov
Tudi Word se ukvarja s podobno težavo: zamenjavo besedila, a oblikovanje besedila ostane nespremenjeno. Spodaj je raziskava o najboljšem hišnem ljubljenčku. Nekdo je v besedilu poudaril določene besede.
Uporabite Ctrl + H za iskanje in zamenjavo, kot je prikazano na levi. Če uporabljate Zamenjaj vse, se bo stavek, če ste spremenili stavek, izgubil. Na spodnji sliki prečrtano besedilo ostane v prvi vrstici, ker v tej vrstici ni bilo besede puppy in zato ni bilo spremenjeno.
Če želite ohraniti oblikovanje v izvirnem besedilu, kopirajte v Word. Naredite zamenjavo v Wordu. Kopirajte iz Worda in prilepite nazaj v Excel.
Hvala Katie Sullivan (vodja projekta v skupini Word!), Ki je prispevala ta namig. Katie ima očitno raje pse kot mačke. Hvala Glenni Shaw in Oz du Soleil, ki sta prispevala ideje k temu nasvetu.
