Nimate Power Pivota? Ni pomembno. Večina programa Power Pivot je vgrajena v Excel 2013 in še več v Excel 2016. Danes naš namig iz Ash-a združuje tabele v vrtilni tabeli.
Vsako sredo sedem tednov predstavljam enega izmed najljubših nasvetov Ash Sharme. Ash je vodja izdelkov v skupini Excel. Njegova ekipa vam ponuja pivot tabele in še marsikaj dobrega. Danes je Ashova najljubša funkcija združevanje več naborov podatkov z uporabo odnosov in podatkovnega modela.
Recimo, da vam oddelek za informacijsko tehnologijo posreduje nabor podatkov, prikazan v stolpcih A: D. Obstajajo polja za kupca in trg. Določene trge morate združiti v regije. Vsaka stranka pripada določenemu sektorju. Regija in sektor nista v prvotnih podatkih, vendar imate informacije o tabelah za iskanje.
Običajno bi podatke poravnali z uporabo VLOOKUP-a za vlečenje podatkov iz oranžne in rumene tabele v modro tabelo. Ker pa ključno polje ni na levi strani vsake tabele, boste morali bodisi preklopiti na INDEX in MATCH, bodisi preurediti iskalne tabele.
Od Excel 2013 lahko iskalne tabele pustite tam, kjer so, in jih združite v samem poročilu vrtilne tabele.
Da ta tehnika deluje, morajo biti vse tri tabele oblikovane kot tabela. V vsakem naboru podatkov izberite eno celico in izberite Domov, Oblikuj kot tabelo ali pritisnite Ctrl + T. Tri tabele se bodo sprva imenovale Tabela1, Tabela2 in Tabela3. Uporabljam zavihek Design Tools (Orodja za tabele) na traku in preimenujem vsako tabelo. Prav tako spremenim barvo vsake mize. V tem primeru se modra tabela imenuje Podatki. Oranžna tabela je RegionTable. Rumena tabela je SectorTable.
Opomba
Nekateri vam bodo rekli, da bi morali uporabljati gejevska imena, kot so Fact, TblSector in TblRegion. Če vas kdo nadleguje, mu preprosto ukradite žepno zaščito in mu sporočite, da imate raje angleško zveneča imena.
Če želite preimenovati tabelo, vnesite novo ime v polje na levi strani zavihka Orodja za tabele. Imena tabel ne smejo imeti presledkov.
Ko so tri tabele definirane, pojdite na zavihek Podatki in kliknite Povezave.
V pogovornem oknu Upravljanje odnosov kliknite Novo. V pogovornem oknu Ustvari razmerje določite, da je polje Stranka tabele podatkov povezano s poljem stranke Sektorske tabele. Kliknite V redu.
Določite novo povezavo med poljem Market v poljih Data in RegionTable. Po opredelitvi obeh odnosov jih boste videli v pogovornem oknu Upravljanje odnosov.
Čestitamo: pravkar ste v svoj delovni zvezek vgradili podatkovni model. Čas je, da sestavimo vrtilno tabelo.
Izberite prazno celico, v kateri naj bo prikazana vrtilna tabela. Pogovorno okno Ustvari vrtilno tabelo bo privzeto izbralo Uporabi podatkovni model tega delovnega zvezka. Mesto vrtilne tabele bo privzeto izbrano celico. Kliknite V redu.
Na seznamu polj vrtilne tabele bodo navedene vse tri tabele. S trikotnikom na levi strani tabele razširite ime tabele, da vam prikaže polja.
Razširite tabelo s podatki. Izberite polje Prihodki. Samodejno se bo premaknil na območje Vrednosti. Razširite Sektorsko tabelo. Izberite polje Sektor. Premaknil se bo na območje Vrstice. Razširite RegionTable. Povlecite polje Regija na območje Stolpci. Zdaj boste imeli vrtilno tabelo, ki povzema podatke iz treh tabel.
Opomba
V vsaki knjigi, ki sem jo danes napisal, za izdelavo tega poročila uporabljam drugačno tehniko. Po opredelitvi treh tabel izberem celico A1 in Vstavi, vrtilno tabelo. Potrdim polje Dodaj te podatke v podatkovni model. Na seznamu polj vrtilne tabele izberite All na vrhu seznama. Izberite polja za poročilo in nato definirajte razmerja po dejstvu. Zgoraj opisana tehnika se zdi bolj gladka in dejansko vključuje majhno načrtovanje. Ljudje, ki uporabljajo Option Explicit v svoji kodi VBA, bi zagotovo želeli to metodo.
Zaradi odnosov v podatkovnem modelu se Excel počuti bolj kot Access ali SQL Server, vendar z vso dobroto Excela.
Zelo rad prosim ekipo Excel za njihove najljubše funkcije. Vsako sredo bom delil enega od njihovih odgovorov. Zahvaljujemo se Ash Sharmi za to idejo.
Excel Misel dneva
Za nasvet glede Excela sem prosil prijatelje Excel Excel. Današnja misel o premišljevanju:
"Ne iščej, če si v zvezi"
John Michaloudis
