V zadnjem času sem bil zunaj in sem opravil več Excel Power Seminarjev. Ko v sobo spravite 150 računovodij na jutro nasmejanih nasvetov in trikov v Excelu, se vedno naučim nekaj novega. Nekdo med občinstvom lahko deli kul trik s preostankom sobe.
V današnji epizodi imam zbirko novih trikov. To so pravzaprav triki, ki so boljši ali drugačni od enakovredne metode, obravnavane v knjigi. Vsekakor bodo v naslednji reviziji knjige.
Mimogrede, v vaše mesto bi rad prišel na seminar Power Power. Če spadate v strokovno skupino, kot je lokalno poglavje Inštituta za vodstvene računovodje, Inštitut za notranje revizorje, AICPA, MSP itd., Zakaj ne bi predlagali, da me rezervirajo za enega od prihajajočih dni CPE? Za podrobnosti pošljite svojega predsednika programa za poglavja na to stran.
Poiščite razliko med dvema datumoma
Ponavadi govorimo o metodah za uporabo =YEAR(), =MONTH(), =DAY()funkcije, vendar pa je kul stara funkcija skriva v Excelu.
Funkcija DATEDIF je ostala od Lotusa. Čeprav pomoč v Excelu ne govori o tej funkciji, je odličen način, da poiščemo razliko med dvema datumoma.
Sintaksa je =DATEDIF(EarlierDate,LaterDate,Code)
Tu so veljavne vrednosti, ki jih lahko uporabite za kodo.
- Y - pove vam število celotnih let med obema datumoma.
- YM - povedal vam bo število celotnih mesecev, razen let, med obema datumoma.
- MD - povedal vam bo število celotnih dni, razen celih mesecev, med obema datumoma.
- M - vam bo povedal število celotnih mesecev. Na primer, živ sem že 495 mesecev
- D - povedal vam bo število dni. Na primer, živ sem že 15.115 dni. To je nepomembno, saj lahko preprosto odštejete en datum od drugega in oblikujete kot številko, da podvojite to kodo.
Uporabne kode so prve tri kode. V oddaji sem demonstriral ta delovni list. Enake formule v stolpcih D, E in F izračunajo DATEDIF v letih, mesecih in dneh.
Formula v stolpcu G to poveže, da ustvari besedilo z dolžino časa v letih, mesecih in dneh.
To lahko združite v eno samo formulo. Če celica A2 vsebuje datum pridružitve, uporabite naslednjo formulo v B2:
=DATEDIF($A2,TODAY(),"Y")&" years, "&DATEDIF($A2,TODAY(),"YM")&" months & "&DATEDIF($A2,TODAY(),"MD")&" days"
Vsota vidnih celic
Dodajte funkcijo SUM pod bazo podatkov in nato uporabite Samodejni filter za filtriranje baze podatkov. Excel bo v vsoto nadležno vključil skrite vrstice!
Namesto tega sledite tem korakom:
- Uporabite Data - Filter - AutoFilter, da dodate spustne menije AutoFilter.
- Za eno polje izberite Filter
- Pojdite v prazno celico pod enim od številskih stolpcev v bazi podatkov.
- Kliknite grško črko E (Sigma) v standardni orodni vrstici. Namesto vnosa
=SUM()bo Excel vnesel=SUBTOTAL()in uporabil kode, da prepreči vključitev skritih vrstic.
Bližnjična tipka za ponovitev zadnjega ukaza
Tipka F4 bo ponovila zadnji ukaz, ki ste ga izvedli.
Na primer, izberite celico in kliknite ikono B, da celico naredite krepko.
Zdaj izberite drugo celico in pritisnite F4. Excel bo to celico dal krepko.
F4 si bo zapomnil zadnji ukaz. Torej lahko celico naredite v ležečem tisku in nato s F4 naredite veliko celic v ležečem tisku.
Vnaprej izberite obseg celic, ki jih želite vnesti
V knjigi vam predstavim, kako uporabljati Orodja - Možnosti - Uredi - Premakni izbor po vnosu smeri - Desno, da se Excel pritisne na tipko Enter, da se premakne v desno. To je dobro, če morate vnesti podatke, ki gredo čez vrsto.
Še posebej koristno je, če na številsko tipkovnico vnašate številke. Trik vam omogoča, da vnesete 123 Enter in končate v naslednji celici. Če držite roko na številski tipkovnici, lahko številke vnesete hitreje.
Nekdo je predlagal izboljšanje te tehnike. Vnaprej izberite obseg, kamor boste vnašali podatke. Prednost je, da ko pridete do zadnjega stolpca in pritisnete Enter, Excel skoči na začetek naslednje vrstice.
Na spodnji sliki boste s pritiskom na Enter premaknili celico B6.
Ctrl + povlecite ročico za polnjenje
V oddaji sem že večkrat pokazal trik Fill Handle. Vnesite ponedeljek v A1. Če izberete celico A1, je v spodnjem desnem kotu celice kvadratna pika. Ta pika je ročica za polnjenje. Kliknite ročico za polnjenje in povlecite navzdol ali v desno. Excel bo izpolnil torek, sredo, četrtek, petek, soboto, nedeljo. Če povlečete za več kot 7 celic, se bo Excel v ponedeljek znova zagnal.
Excel je res dober. Vse te serije lahko samodejno podaljša:
- Ponedeljek - torek, sreda, četrtek, petek itd.
- Januar - februar, marec, april itd.
- Januar - februar, marec itd.
- Q1 - Q2, Q3, Q4 itd.
- Qtr 1 - Qtr 2, Qtr 3, Qtr 4, Qtr 1 itd.
- 1. obdobje - 2. obdobje, 3. obdobje, 4. obdobje itd.
- 23. 10. 2006 - 24. 10. 2006, 25. 10. 2006 itd.
Ker Excel lahko naredi VSE te neverjetne serije, kaj bi pričakovali, če vnesete 1 in povlečete ročico za polnjenje?
Lahko bi pričakovali, da boste dobili 1, 2, 3,…
Ampak res dobiš 1, 1, 1, 1, 1, …
Knjiga govori o zamotani metodi. Vnesite 1 v A1. Vnesite 2 v A2. Izberite A1: A2. Povlecite ročico za polnjenje. Obstaja boljši način.
Preprosto vnesite 1 v A1. Ctrl + Povlecite ročico za polnjenje. Excel bo izpolnil 1, 2, 3. Zdi se, da držanje tipke Ctrl preglasi normalno vedenje ročice za polnjenje.
Nekdo na seminarju je rekel, da bi rad vnesel datum, povlekel datum in naj Excel ohrani datum enak. Če med vlečenjem ročice za polnjenje držite tipko Ctrl, bo Excel preglasil običajno vedenje (prirastek datuma) in vam dal enak datum v vseh celicah.
