Forenzični revizorji lahko z Excelom hitro prebrskajo stotine tisoč zapisov, da bi našli sumljive transakcije. V tem segmentu si bomo ogledali nekatere od teh metod.
Primer 1:
Naslovi prodajalcev v primerjavi z naslovi zaposlenih
S funkcijo MATCH primerjajte številčni del poštnega naslova v evidenci svojih zaposlenih s številskim delom poštnega naslova svojih prodajalcev. Ali obstaja možnost, da nekateri zaposleni prodajajo storitve tudi podjetju?
- Začnite s seznamom prodajalcev in seznamom zaposlenih.
- Formula, na primer,
=LEFT(B2,7)bo izolirala številčni del naslova ulice in prvih nekaj črk imena ulice.
- Ustvarite podobno formulo, da izolirate isti del naslovov prodajalcev.
- Funkcija MATCH bo poiskala naslovni del v C2 in poskušala najti ujemanje v prodajnih delih v H2: H78. Če najdete ujemanje, vam bo rezultat pokazal sorazmerno številko vrstice, v kateri je bilo najdeno ujemanje. Ko ne najdete nobenega ujemanja, se vrne # N / A.
- Vsi rezultati v stolpcu MATCH, ki niso # N / A, so potencialne situacije, ko zaposleni podjetju tudi zaračuna podjetje kot prodajalec. Razvrsti naraščajoče po stolpcu MATCH in morebitni zapisi težav bodo prikazani na vrhu.
Primer 2:
Nenavadna nihanja v zbirki podatkov o prodajalcih
Podjetje ima 5000 prodajalcev. Z grafikonom razprševanja bomo vizualno našli 20 prodajalcev, ki jih je treba revidirati.
- Pridobite seznam ID-ja prodajalca, števila računov, skupnega zneska računa za letošnje leto.
- Pridobite seznam ID-ja prodajalca, števila računov, skupnega zneska računa za preteklo leto.
- Uporabite VLOOKUP, da te sezname povežete s petimi stolpci podatkov:
- Dodajte nove stolpce za Delta Delta in Količina Delta:
- Izberite podatke v H5: G5000. Vstavite razpršeni grafikon (XY). Večina rezultatov bo strnjena na sredini. Zanimajo vas odstopanja. Začnite s prodajalci na območju z zaboji; poslali so manj računov za precej več skupnih dolarjev:
Opomba
Če želite poiskati prodajalca, povezanega s točko, premaknite miškin kazalec nad točko. Excel vam bo povedal delto štetja in delto zneska, ki jo boste našli v prvotnem naboru podatkov.
Primer 3:
Uporaba vrtilne tabele za vrtanje navzdol
V tem primeru si ogledamo račune in terjatve. Z različnimi vrtanji podatkov odkrijte, kateri dve analitiki terjatev preživljata petkove popoldneve za šankom, namesto da bi delali.
- Začel sem z dvema naboroma podatkov. Prvi so podatki o računu, račun, datum, kupec, znesek.
- Naslednji podatki so Račun, Datum prejema, Prejeti znesek, A / R Rep Name
- Izračunajte stolpec Dnevi za plačilo. To je datum prejema - datum računa. Rezultat oblikujte kot številko namesto kot datum.
- Izračunaj dan v tednu. To je
=TEXT(ReceiptDate,"dddd") - Izberite eno celico v naboru podatkov. Uporabi podatke - vrtilna tabela (Excel 97-2003) ali Vstavi - vrtilna tabela (Excel 2007)
- Prva vrtilna tabela je imela velikost Days To Pay. Z desno miškino tipko kliknite eno vrednost in izberite Group and Show Detail - Group. Razvrsti po 30 dnevnih vedrih.
- Premaknite Days to Pay na območje stolpca. Kupce postavite v območje Vrstica. V polje Podatki vnesite Prihodek. Zdaj lahko vidite, katere stranke počasi plačujejo.
- Odstranite dni za plačilo in v stolpec postavite delovni dan. Odstranite stranko in postavite Repa v območje vrstic. Zdaj lahko vidite zneske, prejete po dnevih v tednu.
- Izberite celico v podatkovnem območju. Kliknite gumb Nastavitve polja (v orodni vrstici vrtilne tabele v programu Excel 97-2003 ali na zavihku Možnosti v programu Excel 2007).
- V Excelu 97-2003 kliknite Več. V Excelu 2007 kliknite jeziček Pokaži vrednosti kot. Izberite% vrstice.
- Rezultat: Zdi se, da Bob in Sonia v petek obdelata veliko manj računov kot ostali. V petek popoldan se oglasite v njihovi pisarni in preverite, ali (a) dejansko delajo in (b), če je v predalu njihove mize do petka visi kup nepredelanih čekov.
