Pretvori večvrstične podatke v vrstice - nasveti za Excel

Kazalo

lan Z je poslal ta teden težavo z Excelom. Njegov oddelek za MIS mu da datoteko, ustvarjeno iz starega poročila COBOL. Po odprtju datoteke v Excelu ima 2500 vrstic tega:

CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2 CustLastName | CustFirstName | CustMiddle | CustAddress | CustCity |CustState | CustZip Useless LINE1 Useless LINE2

Alan želi to poročilo ASCII prevesti v uporabno obliko: ena vrstica na stranko, država in Zip pa sta dodana ostalim informacijam. Prav tako želi zapreti dve neuporabni vrstici. Očitno vsega tega ne želimo ročno izvajati. Tu je en način, kako se hitro spoprijeti z neredom.

S formulami

  • Levo od podatkov vstavite dva prazna stolpca.
  • Dodajte vrstico glave nad podatke.
  • Stolpec A se imenuje "Zaporedje"
  • Stolpec B se imenuje "Vrsta vrstice"
  • Stolpec C se imenuje "Podatki"
  • Vse naslove naredi krepko
  • Stolpec A bo uporabljen za dodelitev številke vsakemu logičnemu zapisu v poročilu. Ker ima to poročilo 4 fizične vrstice za vsak logični zapis, moramo imeti vsak niz 4 vrstic enako logično številko zapisa. Običajno vnesem vrednosti za prvi zapis in nato oblikujem formule za drugi zapis, ki jih je mogoče kopirati v celotno poročilo.
  • V celice A2: A5 vnesite 1. V celico A6 vnesite = A5 + 1. V celico A7 vnesite = A6. Kopirajte A7 v A8 in A9. Zdaj imate kopiran nabor formul za 2. logični zapis poročila.
  • Izberite A6: A9 in pritisnite Ctrl C za kopiranje. Izberite A10: A2501 in pritisnite Ctrl V, da ga prilepite.
  • Stolpec B bo uporabljen za ugotavljanje, ali je določena vrstica 1., 2., 3. ali 4. segment logičnega zapisa.
  • V celice B2: B5 vnesite 1, 2, 3 in 4. V celico B6 vnesite = B2. Kopiraj celico B6 iz B7: B2501.

Po spremembi na vrednosti

Zdaj, ko imate zaporedne številke in vrste vrstic za vse podatke, morate formule spremeniti v vrednosti. Izberite A2: B2501. Uredi> Kopiraj, Uredi> Posebno lepljenje> Vrednosti> V redu.

Zdaj, ko so bile zaporedne številke in vrste vrstic dodeljene vsem vrsticam, smo skoraj končali. Podatke razvrstite po vrsti vrstice kot primarnem ključu in zaporedju kot sekundarnem ključu. To bo povzročilo, da bo 625 zgornjih vrstic vsakega zapisa priplavalo do celic C2: C626. Druga vrstica vsakega zapisa bo v C626: C1251. "Neuporabne" vrstice se začnejo v C1252 in jih je mogoče izbrisati. Premakni celice C626: C1251 v celico D2. V celico E2 vnesite formulo =C2&D2. To formulo lahko kopirate iz E2 v E626. Uporabite isti trik za prilepitev posebne vrednosti, da iz formul preidete na vrednosti, izbrišete stolpce AD ​​in dobite rezultat.

Od tu lahko za nadaljnjo obdelavo teh podatkov s čarovnikom Besedilo v stolpce

Ta postopek lahko enostavno prilagodite za obravnavo vseh vrst poročil ASCII. Ugotoviti morate, koliko fizično natisnjenih vrstic predstavlja en logičen zapis v poročilu.

Zanimive Članki...