Če želite preizkusiti ta namig v svojem računalniku, prenesite in razpakirajte CFH249.zip.
Velikokrat gradimo preglednice, ki jih bodo izpolnjevali drugi. Če ti ljudje ne gledajo klica na pomoč, morda niso tako pametni v preglednicah kot vi. Ti ljudje lahko najdejo nenavadne načine za vnos napačne vrste podatkov - vnos besedila tam, kjer pričakujete številke, ali napačno črkovanje regij. Uporabite Excelove funkcije za preverjanje podatkov, da nadzirate, kaj lahko vnesete v preglednico.
Privzeto je vsaka celica v Excelu nastavljena tako, da omogoča katero koli vrednost. V pogovornem oknu Data - Validation lahko nadzorujete, katere vrednosti lahko ljudje vnesejo v celico.
Nastavite celico tako, da dovoljuje cela števila med 1 in 50
V spodnjem delovnem listu želite celico B1 omejiti tako, da sprejema samo cela števila med 1 in 50.
Izberite celico B1. V Excelovem meniju izberite Podatki - Preverjanje.
Sprva pogovorno okno Preverjanje podatkov pokaže, da je celica nastavljena tako, da omogoča katero koli vrednost.
V spustnem meniju Dovoli izberite Celotna številka.
Po izbiri celotne številke se pogovorno okno spremeni in prikaže najmanjšo in največjo vrednost. Tu vnesite 1 in 50.
V pogovornem oknu Preverjanje podatkov izberite zavihek Vhodno sporočilo. Vrednosti na tej strani se bodo pojavile v namigu, ki se prikaže, kadar koli kdo izbere celico. Vnesite naslov in nekaj besedila, da boste osebo vodili po delovnem listu.
Na zavihku Error Alert vnesite sporočilo o napaki, ki bo prikazano, če nekdo vnese napačno vrednost.
Izberite V redu, da opustite pogovorno okno.
Ko kdor koli premakne kazalec celice v celico B1, se z zavihkom Vhodno sporočilo prikaže opis z besedilom.
Če poskušajo vnesti napačno vrednost, Excel predstavi vaše sporočilo o napaki.
Ko vnesejo napačno vrednost, morajo vnesti pravo vrednost ali pritisniti tipko Esc, da se izognejo sporočilu o napaki. Če pritisnete Esc, boste izbrisali vnos v B1.
Dodatne podrobnosti
Imate nekaj nadzora nad tem, kako močan bo Excel. Sovražim, ko se stroji poskušajo pretvarjati, da so pametnejši od mene. Kaj pa, če bo nekega dne vaše podjetje zraslo in bo res veljalo, da imate predstavnika # 51? Če slog spremenite iz Stop v Opozorilo, bo Excel osebo odvrnil od vnosa 51, vendar bo to dovolil. Tu je zavihek Opozorilo o napaki:
Nastalo sporočilo o napaki ima privzeti gumb, ki označuje, da je treba rezultat spremeniti. Oseba, ki uporablja delovni list, lahko izbere Da, da dovoli vnos 51.
Če spremenite slog napake na Informacije, bo oseba opozorjena, da je vnesla nepričakovano vrednost, vendar je v polju za sporočilo privzeto V redu, da lahko ohrani napačno vrednost. V tem primeru lahko uporabite sporočilo, kot je to.
Vnesite napačno vrednost in sporočilo o napaki vam bo z veseljem omogočilo, da sprejmete napačno vrednost s preprostim pritiskom na Enter, da izberete privzeti gumb V redu.
Uporaba preverjanja veljavnosti za ustvarjanje spustnega menija
Če ljudem dovolite tipkanje v regiji, boste kmalu ugotovili, da obstaja ducat načinov za vstop v "Zahodno Avstralijo". Bolje bi bilo, če bi ljudem dovolili, da izbirajo med spustnimi menijami veljavnih vrednosti. To je zelo enostavno nastaviti.
Najprej na delovnem listu pojdite na kraj in vnesite seznam veljavnih regij.
Izberite celico, v kateri naj bo spustni meni. V meniju izberite Podatki - Preverjanje. Spremeni katero koli vrednost v Seznam. V besedilnem polju Izvor izberite obseg, ki vsebuje vaš seznam. Pustite v spustnem meniju Cell izbran.
Rezultat: kadar koli je celica izbrana, se prikaže spustna puščica in seznam bo na voljo.
Dodatne podrobnosti
Morda boste želeli seznam premakniti na drug delovni list, da ne bo pomotoma izbrisan. Tehnično Microsoft pravi, da to ni dovoljeno. Vendar obstaja rešitev. Vnesite seznam na drug delovni list. Temu obsegu dodelite ime obsega (Vstavi - Ime - Določi).
Na izvirnem delovnem listu nastavite preverjanje veljavnosti. V polje Seznam vnesite znak enakosti in nato ime obsega na drugem delovnem listu.
V celice dodajte podnapise
Ena zanimiva uporaba preverjanja veljavnosti je nastavitev vhodnih sporočil za celico, medtem ko ostali zavihki pogovornega okna za preverjanje veljavnosti podatkov ostanejo prazni. Tako bo program sprejel katero koli vrednost brez sporočila o napaki, ko pa nekdo premakne kazalec celice v celico, bo videl opis, ki ga vodi do pričakovanih vrednosti.
