Spoji pošto v PDF iz Excela - Novice

1. januarja 2018 se minimalna plača v New Yorku poveča na 13,50 USD. To pomeni, da je treba delavcem poslati milijone izvodov obrazca LS 54S ali obrazca LS54 - Obvestilo in potrditev plačne stopnje. Država New York predloži prazen izvod tega obrazca kot PDF z zaščitenim geslom. Kako lahko z Excelom pripravite na stotine takšnih dokumentov za svoje zaposlene?

Medtem ko je bil postopek združevanja pošte iz Excela v Word dokumentiran na (https://www.youtube.com/watch?v=2QPxSMDk0ug), ali lahko naredite združitev pošte iz Excela v PDF?

Presenečen sem bil, da je najboljša rešitev za ta postopek uporaba Adobe InDesign! Najprej pa naj povzamem svoja dva neuspela poskusa:

• Neuspeli poskus 1. Poskusil sem kopirati obrazec LS54 v Excelu z vrsto izrezkov zaslona, ​​da sem zavil okoli celic, ki bi vsebovale polja v Excelu. To je trajalo večno in ko so bili natisnjeni izrezki na zaslonu videti grozno.

  

• Neuspeli poskus 2: Uporabite Adobe Acrobat. Mislite, da bi celotna različica programa Acrobat ponudila način za zapolnitev obrazca z združitvijo pošte. Obstaja možnost Uvozi podatke pod Orodja, Obrazci, Več možnosti obrazca. Zapravil sem čas za dodajanje polj v PDF, uvozil preglednico in nato z razočaranjem ugotovil, da lahko naenkrat izpolnim samo en obrazec. Izberite 2. vrstico in lahko natisnem prvega zaposlenega. Potem bi moral izbrati vrstico 3, tiskanje, izbiro vrstice 4, tiskanje, vrstico 5, tiskanje, in to za 750 zaposlenih nikoli ne bo uspelo.

  

Reševanje težave z uporabo Adobe InDesign

Tukaj objavljamo knjige pod sveti makro! Knjižni odtis. Naročeni smo na paket Adobe Creative Cloud, ki nam ponuja Photoshop, Lightroom, Acrobat in nekaj, kar se imenuje InDesign. Obiščite svoje podjetje, verjetno je, da je nekdo v vašem marketinškem ali kreativnem oddelku že naročen na Adobe Indesign.

Težavo sem lahko rešil v manj kot eni uri z uporabo InDesign. Tu sem dokumentiral korake za poenostavitev postopka.

• 1. del: Pretvorite PDF z geslom v grafiko

  1. Prenesite obrazec LS54S iz delovne sile.ny.gov na obrazec LS54S
  2. (Neobvezno) Prekletstvo države zaradi gesla, ki ščiti PDF
  3. Pretvorite PDF v sliko. Če imate Acrobat, uporabite File, Export To, Image, JPEG.webp. Če tega ne storite, lahko z orodjem za izrezovanje v sistemu Windows zajamete obrazec. Prepričajte se, da Acrobat Reader prikazuje obrazec na 100%.

• 2. del: Zgradite dokument v InDesign

  4. Odprite Adobe InDesign. Izberite Datoteka, Novo, Dokument. Prvi korak v pogovornem oknu Nov dokument je, da kliknete drugo ikono v razdelku Usmeritev, da naredite pokrajino dokumenta. Enote spremenite v palce, širino na 11, višino na 8,5. Spremenite zgornji rob na 0 in InDesign bo vse robove postavil na 0.

     
  5. Dvokliknite desno stran A-Master na plošči Strani

  6. V Raziskovalcu povlecite JPG.webp iz 3. koraka in ga spustite na ploščo za lepljenje zunaj glavne strani. Če ste nov v InDesign, bi mislili, da bi morali sliko povleči in spustiti * znotraj strani *, vendar bi bilo to narobe. Delim trik, ki sem se ga naučila od Anne Marie Concepcion "Her Geekness". Če bi kdaj morali postati mojster v InDesign, bi morali najeti Anne Marie. Ko sliko spustite na glavno stran, ne morete priti do ročajev za spreminjanje velikosti. Namesto tega spustite sliko tik pred glavno stranjo, zdaj imate dostop do ročajev za spreminjanje velikosti. Spremenite velikost dokumenta tako, da ustreza strani tako, da držite pritisnjeno tipko Shift, medtem ko povlečete zgornji levi ročaj za spreminjanje velikosti navzdol. Ko je dokument nekoliko manjši od strani, ga povlecite čez desno stran glavne strani. Ne čudite se, da ste odrezali polovico besedila!

     
  7. Pritisnite mojo najljubšo bližnjico na tipkovnici vseh časov: Ctrl + alt = "" + Shift + E. Tako bo celotna slika prilegala novo spremenjenemu okvirju. V Excelu poznam na desetine bližnjic. V InDesign vem le dve bližnjični tipki in Ctrl + alt = "" + Shift + E je ena izmed njih. Popolnoma me ustrahuje, da bi lahko imel InDesign 25 drugih bližnjic, na primer Ctrl + alt = "" + Shift + A do Ctrl + alt = "" + Shift + Z!

• 3. del: Izpolnite fiksna polja

  Na obrazcu je nekaj polj, ki bodo enaka za vse zaposlene. Na primer, ime podjetja je lahko enako za vse. Tukaj je opisano, kako dodate nekaj besedila na glavno stran v InDesign.

  8. Pritisnite tipko F, ​​da zaženete način okvirja. Z miško narišite pravokotnik, kjer želite, da se prikaže fiksno besedilo. Sprva bo imel ta okvir X skozi.

     
  9. Z desno miškino tipko kliknite na novo narisan okvir. Na polovici dolgega kontekstnega menija izberite Kontekst, Besedilo.
  10. Pritisnite tipko T, da vstopite v način vnosa besedila

  11. Kliknite znotraj polja in vnesite določeno besedilo. Če morate spremeniti pisavo, izberite besedilo in z ikono "A" nad zaslonom razkrijete orodja za znake.

      

  12. Ponovite korake od 8 do 11 za vsa druga polja, ki morajo biti konstantna v vseh obrazcih. To je monotono. Dobiti majhen okvir z majhnim 9-točkovnim "X", ki je postavljen s potrditvenimi polji, ni zabavno, je pa mogoče. Če morate okvir premakniti ali spremeniti njegovo velikost, ga boste morali izbrati s prvim puščičnim orodjem na levi. Imenuje se Izbirno orodje (v nasprotju z manj uporabnim Orodjem za neposredno izbiro, ki je druga puščica v polju).

      

  Nasvet za profesionalce št. 1: Izberite prvo polje. Ctrl + C za kopiranje. Ctrl + V, da na sredino strani prilepite novo polje. Povlecite novo polje v položaj. To je zelo koristno, ko dobite majhen X za potrditvena polja.

  Nasvet št. 2: Z miško je težko postaviti X v pravi položaj. Ko je okvir izbran, uporabite puščične tipke na tipkovnici, da potisnete okvir v položaj.

  Nasvet št. 3: Vse slike v InDesign so videti grozno. To je značilnost, ne napaka! Pomislite na knjigo. Power Excel 2017 With ima 1400 slik. Računalnik bi zapadel, če bi poskušali prikazati vseh 1400 slik v visoki ločljivosti. Vaš dokument ima eno sliko in verjetno si lahko privoščite prikaz slike v visoki ločljivosti. Izberite sliko, tako da kliknete na prazen prostor na obrazcu. Z desno miškino tipko kliknite in izberite Zmogljivost zaslona, ​​Visokokakovosten zaslon. Presto! Slika postane ostra.

  

• 4. del: Izpolnite podatke v Excelu

  Sveta preglednica! Tako dolgo sem potreboval, da sem prišel do Excelovega dela tehnike.

  13. V vrstico 1. vstavite enostavne naslove z eno besedo. Formatirajte vsa polja z valutami kot valuto, sicer boste v združenem PDF-ju videli 13,50 USD kot 13,5. Zavedam se, da je na obrazcu že znak za dolar, toda 13,50 USD je videti bolje kot 13,5 USD.
  14. Uporabi datoteko, shrani kot. Shranite dokument kot Excelovo datoteko, da ga boste lahko pozneje uredili.
  15. Uporabi datoteko, shrani kot. Shranite dokument kot besedilo (ločeno z zavihki) (* .txt). Ne pozabite si zapomniti poti in imena datoteke, da jih boste pozneje našli. Zaprite datoteko v Excelu, sicer boste v 17. koraku prejeli sporočilo o napaki.

• 5. del: Nazaj na InDesign za dodajanje polj obrazca

  16. V meniju InDesign izberite Window, Utilities, Data Merge. Drobno okno za združitev podatkov se bo pojavilo, ki plava nekje nad InDesign. Vsaka majhna plavajoča plošča v InDesign ima cel kup uporabnih ukazov, skritih za tem, kar imenujejo Panel Panel. Tu je slika ikone Panel Menu:

      
  17. Odprite meni plošče na združitvi podatkov. Izberite Izberi vir podatkov. Poiščite in izberite datoteko .TXT v koraku 15. Podokno za spajanje podatkov zdaj prikazuje imena polj iz vrstice 1 vaše preglednice. V svetu povleci in spusti bi mislili, da lahko ta polja povlečete na obrazec, vendar ne morete. Namesto tega ponovite koraka 8 in 9, da narišete nove okvirje, kamor želite, da gredo ta polja. Naj bodo okvirji lepi in široki, če je eden od vaših zaposlenih John Jacob Jinglebells III. Zlasti za polja za plačilo in nadure LS-54S boste morda morali spremeniti na 10 točk, da bo okvir ustrezal.

  18. Kliknite prazen okvir za Ime. Na plošči Združevanje podatkov kliknite Ime. Presto! V okvirju se prikaže <>. Ponovite za Wage in OT.

      
  19. Ta korak ni obvezen, vendar je vreden šestdeset sekund. Kliknite polje Predogled v spodnjem levem kotu plošče Združevanje podatkov. Videli boste podatke iz prvega zapisa. Za prikaz naslednjega zapisa uporabite ikoni puščic levo in desno na dnu plošče Spajanje podatkov.
  20. Pred združitvijo shranite datoteko InDesign. Na tem mestu sem shranil svoj dokument in ga lahko prenesete od tukaj.

  Če povzamem, če pogledate podokno Strani, ste vse to opravili na desni strani strani A-Master. Iz sličice pa lahko vidite, da je vse na strani Master prikazano na strani 1 vašega dokumenta.

  

• 6. del: Končno Mail Merge

  21. Na vrhu plošče Data Merge je ikona, ki je videti kot stran matrice s številko 4. To je simbol za ustvarjanje združenega dokumenta. Kliknite.

      

  22. Vse nastavitve v Ustvari združeni dokument so pravilne. Kliknite V redu.

      
  23. Prejeli boste eno od dveh sporočil. Bodisi: »Ustvarjeno ni bilo nobenega nadomestnega besedila« ali »V teh zapisih ste nadomeščali besedilo«.

  V programu InDesign besede »Overset Text« pomenijo, da imate več znakov, kot jih bo prišlo v besedilni okvir. Nisem našel nobenega ekvivalenta Excelovega Shrink to Fit. Če pravijo, da ste na zapisu 450 nadgradili besedilo, pojdite na stran 450 na strani Pages in preverite, ali imate zaposlenega z res dolgim ​​imenom. Vrnite se na desno stran strani A-Master in spremenite velikost okvirja za to polje.

  Na tej točki boste imeli v InDesign velik dokument. V mojem primeru imam 114 strani, ker sem imel 114 zapisov v Excelovi datoteki. Kliknite katero koli stran na plošči Strani, da si ogledate to stran z izpolnjenimi podatki.

  Nekaj ​​nasvetov: V meniju plošče Spajanje podatkov je na voljo ukaz Posodobi vir podatkov. Če spremenite osnovno Excelovo datoteko in shranite kot novo besedilno datoteko, uporabite ukaz za pridobitev sprememb. Za ponovno združitev boste morali ponoviti 21. korak.

• 7. del: Izvoz v PDF, da lahko tiskate

  24. V meniju Datoteka izberite prednastavitve Adobe PDF (Visokokakovostni tisk). Izberite pot do datoteke in ime. V pogovornem oknu Izvozi Adobe PDF sprejmite vse tisoče nastavitev. Kliknite V redu

  Ena zaključna ugotovitev: V resničnem življenju smo imeli 751 zaposlenih. Vsakega zaposlenega sem dvakrat vstavil v datoteko, da smo lahko natisnili dve kopiji za vsakega zaposlenega in jih primerjali. Nastala 1502 stran PDF je bila čudežno velika le 2,48 MB! Nekako je čarovnikom pri Adobe uspelo shraniti eno kopijo slike in jo znova in znova uporabiti. Moj prvi zgrešeni poskus združitve pošte z Excelom je ustvaril zanič PDF datoteke 150 MB, ki je ni bilo mogoče poslati po e-pošti.

  Če ne najdete kopije InDesigna ali se vam zdijo ti koraki preveč zastrašujoči, najemite Excel-ovega svetovalca, ki bo za vas združil pošto v PDF.