Ta namig je podaljšek nasveta Excel iz prejšnjega tedna. Z ukazom Pojdi na posebno izberite prazne celice iz obsega. To je odlična Excelova tehnika za čiščenje podatkov v vrtilni tabeli.
Vrtilne tabele so čudovito orodje. Kaj pa, če je vaša vrtilna tabela le vmesni korak pri manipulaciji podatkov in želite še naprej uporabljati povzete podatke v vrtilni tabeli? Včasih sem redno prejemal 5000 vrstic podatkov iz starega sistema velikih računalnikov. Ti podatki imajo stolpce za izdelek, mesec, regijo, stanje in količino. Podatke sem moral strniti v vrtilno tabelo z meseci, ki so se gibali po vrhu, izdelku, regiji in statusu navzdol. Vrtilne tabele naredijo to hitro.
Od tam sem moral vzeti podatke iz vrtilne tabele in jih uvoziti v Access. Kot lahko vidite, privzeta vrtilna tabela za to ni primerna. Excel uporablja slog orisa, tako da se vsaka regija prikaže samo enkrat, prazne celice pa ji sledijo do vmesnega seštevka regije. Celice v podatkovnem odseku brez podatkov so namesto številske prazne. Prav tako ne želim vmesnih seštevkov v podatkih.
Od Excela 97 obstajajo možnosti za vrtilno tabelo za nadzor nekaterih tovrstnih vedenj.
V pogovornem oknu postavitve vrtilne tabele dvokliknite ime polja za regijo. V razdelku Vmesni seštevki izberite izbirni gumb za »Brez«. Tako se boste znebili neželenih vmesnih seštevkov.
V Excelu 2000 vas gumb z možnostmi pripelje do pogovornega okna, kjer lahko določite »Za prazne celice pokaži:« in izpolnite ničlo, tako da ne boste imeli tabele, polne praznih celic.
Če želite še naprej manipulirati z vrtilno tabelo, boste morali, da ta ne bo več vrtilna tabela. Če poskusite spremeniti celice v vrtilni tabeli, vam bo Excel povedal, da ne morete spremeniti dela vrtilne tabele. Če želite iz vrtilne tabele preiti na samo vrednosti, sledite tem korakom:
- Premaknite kazalec celice zunaj vrtilne tabele.
- Če se vrtilna tabela začne v vrstici 1, vstavite novo vrstico 1.
- Začnite poudarjati v novi prazni vrstici 1 in povlecite navzdol, da izberete celotno vrtilno tabelo.
- Če želite kopirati ta obseg, pritisnite Ctrl + C (ali Uredi - Kopiraj).
- Z istim izbranim območjem naredite Uredi - Prilepi posebno - Vrednosti - V redu, da spremenite vrtilno tabelo na samo statično vrednost.
Ampak tukaj je pravi namig za ta teden. Piše Jennifer
Neprestano sem naletel na težavo z uporabo možnosti vrtilne tabele za povzemanje podatkovnih nizov, vendar ne zapolni vrstic pod vsako spremembo v kategoriji vrstic. Ali veste, kako narediti vrtilno tabelo, da se izpolni pod vsako spremembo kategorije ?? Moral sem povleči in kopirati vsako kodo navzdol, da lahko naredim več vrtilnih tabel ali razvrščanje. Brezuspešno sem poskušal spremeniti možnosti v vrtilni tabeli.
Odgovora se ni enostavno naučiti. To ni intuitivno. Če pa sovražite vlečenje teh celic navzdol, si boste radi vzeli čas, da se naučite tega procesa! Sledite - zdi se dolgo in raztegnjeno, a resnično deluje. Ko ga dobite, lahko to storite v 20 sekundah.
Tu so dejansko 2 ali 3 novi nasveti. Recimo, da imate na levi strani dva stolpca v orisni obliki, ki ju je treba izpolniti. Označite od celice A3 vse do celice B999 (ali katere koli zadnje vrstice podatkov.)
Trik # 1. Izbira vseh praznih celic v tem obsegu.
Pritisnite Ctrl + G, alt = "" + S + K in nato vnesite. kaj?
Ctrl + G odpre pogovorno okno GoTo
Alt + S bo v pogovornem oknu izbral gumb "Special"
Pogovorno okno Goto-Special je izjemna stvar, o kateri le redki vedo. Pritisnite "k", da izberete "prazne". Pritisnite Enter ali kliknite V redu in zdaj boste izbrali samo vse prazne celice v stolpcih orisa vrtilne tabele. To so vse celice, ki jih želite izpolniti.
Trik # 2. Med tem ne gledajte zaslona - preveč je zastrašujoč in zmeden.
Pritisnite tipko enako. Pritisnite puščico gor. Pridržite Ctrl in pritisnite Enter. Hitting enak in puščica navzgor pravi: "Želim, da je ta celica podobna celici nad mano." Če pritisnete Ctrl, ko pritisnete Enter, piše: "V vsako izbrano celico vnesite to isto formulo, ki je po zaslugi Trika # 1 vse prazne celice, ki smo jih želeli izpolniti.
Trik # 3. Kar Jennifer že ve, vendar je tu zaradi popolnosti.
Zdaj morate vse te formule spremeniti v vrednosti. Ponovno izberite vse celice v A3: B999, ne samo praznih. Za kopiranje tega obsega pritisnite Ctrl + C. Pritisnite alt = "" + E in nato sv (enter). te formule prilepite s posebnimi vrednostmi.
Ta-da! Nikoli več ne boste porabili popoldneva, da bi v vrtilni tabeli ročno vlekli naslove stolpcev.
