Pravkar ste videli, kako združiti podatke, vendar se ljudje pogosto sprašujejo o nasprotni težavi: kako razčleniti podatke, ki so vsi v enem stolpcu. Recimo, da ste želeli podatke na spodnji sliki razvrstiti po poštni številki:
Izberite podatke v A2: A99 in izberite Podatki, besedilo v stolpce. Ker so nekatera imena mest, na primer Sioux Falls, dve besedi, podatkov ne morete razbiti ob vsakem pojavu presledka. Namesto tega morate z vejico dobiti mesto v stolpcu A ter državo in poštno številko v stolpcu B, zato v koraku 1 čarovnika izberite Delimited in kliknite Next.
V 2. koraku čarovnika počistite polje Tab in izberite Comma. Predogled na dnu pogovornega okna prikazuje, kako bodo videti vaši podatki. Kliknite Naprej.
Previdno
Do konca dneva po uporabi besedila v stolpce si bo Excel zapomnil izbire, ki ste jih izbrali v 2. koraku čarovnika za pretvorbo besedila v stolpce. Če kopirate podatke iz Beležnice in jih prilepite v Excel, se bodo z vejico razdelili. To je pogosto jezno, ker večino dni podatki niso razčlenjeni z vejico, do konca danes pa bodo. Če ga želite popraviti, zaprite in znova odprite Excel.
V 3. koraku čarovnika morate vsak stolpec razglasiti za Splošno, Besedilo ali Datum. V redu je, če stolpce pustite nastavljene kot Splošno.
Ko razdelite državo in poštno številko na stolpec B, izberite B2: B99 in znova izberite Podatki, besedilo v stolpce. Tokrat, ker je vsako stanje po dva znaka, lahko v 1. koraku čarovnika uporabite fiksno širino. Če želite v poštni številki ohraniti začetne ničle, izberite drugi stolpec in v 3. koraku čarovnika kot besedilno vrsto izberite Besedilo.
Nasvet
Veliko podatkov bo dobro delovalo s fiksno širino, čeprav se zdi, da se ne ujemajo. Na naslednji sliki so prve tri vrstice v pisavi Calibri in niso videti poravnane. Če pa spremenite pisavo v Courier New, kot v vrsticah 4: 7, lahko vidite, da so stolpci popolnoma poravnani.
Včasih boste našli nabor podatkov, kjer je nekdo uporabil Alt + Enter za vnos podatkov v novo vrstico znotraj celice. Vsako vrstico lahko razbijete v nov stolpec tako, da v 2. koraku čarovnika v polje Drugo vnesete Ctrl + j, kot je prikazano spodaj. Zakaj Ctrl + j? Že v osemdesetih letih je IBM razglasil Ctrl + j za linijsko podajanje. Ctrl + j lahko vtipkate tudi v pogovornem oknu Poišči in zamenjaj.
Obstajajo tri posebne situacije, ki jih besedilo v stolpce zlahka obravnava:
- Datume v obliki LLLLMMDD lahko spremenite v dejanske datume. V 3. koraku čarovnika kliknite naslov stolpca v pogovornem oknu, izberite Datum in nato v spustnem meniju izberite YMD.
- Če imate negativne številke, kjer se za številko prikaže znak minus, pojdite na 3. korak čarovnika, kliknite gumb Advanced in izberite Trailing Minus za negativne številke.
- Podatki, kopirani iz kazala, imajo pogosto pike, ki segajo od besedila do številke strani, kot je prikazano spodaj. V 2. koraku čarovnika izberite Drugo, vnesite piko in nato potrdite polje Za obravnavanje zaporednih ločil kot enega.
